AKK:n ja KITI-järjestelmän tietosuojaselosteet on julkaistu

Tietoiskusta löydät sekä yleisluontoisen katsauksen varsinaiseen tietosuoja-asetukseen lisätietolinkkeineen, että listan tietosuoja-asetuksen AKK:n jäsenseuroilta vaatimista keskeisistä toimenpiteistä.

AKK:n jäsenseurojen edustajille on lähetetty uuden tietosuoja-asetuksen vaatimuksien mukainen KITI-järjestelmän tietosuojaseloste, jota soveltuvin osin tulee täydentää kunkin jäsenseuran toimesta ennen sen saattamista seurojen jäsenistön saataville.

AKK:n KITI- kilpailu- ja jäsenrekisterijärjestelmän tietosuojaselosteen, sekä AKK:n asiakas- ja markkinointirekisteriselosteen löydät liitteinä sivun alalaidasta.

Tietosuoja-asetus

Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalait ovat uudistumassa. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojavaltuutetun toimiston www-sivustolta löydät ajantasaista tietoa tietosuoja-asetuksesta sekä sitä koskevia ohjeita ja koulutuksia, joita kannattaa hyödyntää tietosuoja-asetuksen velvoitteiden täyttämiseen valmistautumisessa.

Tietosuoja-asetusta täydennetään ja täsmennetään kansallisella lainsäädännöllä.

Seurojen toimenpiteet jäsenrekisterin yms. rekisterien osalta

AKK:n jäsenseurat ylläpitävät omaa jäsenrekisteriään sekä mahdollisia kilpailuilmoittautumisiin ja kilpailujen toimihenkilönimityksiin liittyviä rekistereitä AKK:n ylläpitämässä kilpailutietojärjestelmässä (myöhemmin ”KITI”). Koska AKK ylläpitää koko KITI-järjestelmää ja myös osaltaan käsittelee ja ylläpitää KITI-järjestelmään tallennettuja henkilötietoja, ovat sekä jäsenseura että AKK yhdessä tietosuojalainsäädännön/ ja -asetuksen tarkoittamia rekisterinpitäjiä – ns. yhteisrekisterinpitäjä.

KITI-järjestelmän osalta AKK on laatinut tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietosuojaselosteen, jota päivitetään säännöllisesti sitä mukaa, kun lainsäädäntö tarkentuu ja oikeuskäytännön syntymisen myötä ko. lainsäädännön tulkinnasta saadaan tarkennuksia.

Jäsenseuroja kuitenkin koskevat omalta osin rekisterin pitäjää koskevat säännökset, joihin jokaisen jäsenseuran hallituksen tulisi reagoida vähintään siten, että ainakin yksi seuran toimihenkilö nimetään tietosuoja-asioista vastaavaksi henkilöksi, vaikka häntä ei lainsäädännön tarkoittamaksi viralliseksi tietosuojavastaavaksi erikseen nimettäisikään.

KITI-järjestelmän sisältämien henkilötietojen osalta seurat ovat yhteisrekisterinpitäjinä velvoitettuja täyttämään AKK:n laatimaan tietosuojaselosteeseen soveltuvin osin oman seuran tiedot ja saattamaan sen oman jäsenistönsä saataville. Lisäksi seurojen tulee toimia myös muiden henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten mukaisesti, mm. esimerkiksi huolehtia siitä, että seuran jäsenten henkilötietojen käsittelyä tehdään vain erikseen nimettyjen henkilöiden toimesta ja että kaikki henkilötietoihin liittyvä materiaali säilytetään asianmukaisesti suojattuna.

Mikäli seuroilla on muita mahdollisia henkilörekisterin tunnusmerkit täyttäviä rekistereitä, niin seurat ovat myös niiden osalta velvoitettuja laatimaan tietosuojalainsäädännön / ja -asetuksen mukaiset omat tietosuojaselosteet sekä täyttämään muut ko. henkilörekisterien pitoon liittyvät velvoitteet.

Muuta huomioitavaa seurojen toiminnassa

Jäsenhakulomakkeet

Esimerkiksi jäseneksi hakiessaan henkilötiedot luovutetaan seuran edustajalle, joka jäseneksi hyväksymisen yhteydessä syöttää tiedot KITI-järjestelmään. Jo jäsenhakulomakkeella on hyvä ottaa jatkossa hakijan suostumus henkilötietojen käsittelyyn sekä niiden syöttämisestä KITI-järjestelmään ja edelleen henkilötietojen käsittelystä KITI- kilpailutieto- ja jäsenrekisterijärjestelmän Tietosuojaselosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Edellinen voi olla muotoiltu esimerkiksi seuraavasti:

”Jättämällä jäsenhakemuksen hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan JÄSENSEURAN NIMI ja AKK:n yhteiseen KITI – kilpailutieto- ja jäsenrekisterijärjestelmään ja niitä käsitellään AKK:n ja JÄSENSEURAN NIMI ko. henkilötietojen käsittelyyn oikeutettujen, erikseen määriteltyjen henkilöiden toimesta tietosuojaselosteen määrittelemiin käyttötarkoituksiin.

KITI- järjestelmää ja seuramme jäsenrekisteriä koskevan tietosuojaselosteen löydän JÄSENSEURAN NIMI www-sivustolta.”

Myös erilaiset kilpailuun ilmoittautuneiden listat, lähtö- ja tulosluettelot sekä esimerkiksi toimitsijalista muodostavat Tietosuoja-asetuksen mukaisia henkilötietorekistereitä.

Olympiakomitean ja Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteinen työryhmä valmistelee parhaillaan urheilutoimijoita koskevaa tietosuojaohjeistusta, jossa otetaan nimenomaan kantaa uuden Tietosuoja-asetuksen tuomiin urheiluseuroja ja – liittoja sekä kilpailujärjestäjiä koskeviin vaatimuksiin. Valitettavasti kyseisen työryhmän tuottama ohjeistus valmistuu näillä näkymin vasta syksyllä, joten KITIn mahdolliset tekniset muutokset tehdään vasta sen jälkeen, kun saamme käyttöömme tarkennetun tulkintaohjeistuksen em. työryhmältä.

Tällä hetkellä helpoin tapa huomioida tietosuoja-asetuksen vaatimukset on se, että esimerkiksi kilpailujen osanottaja-, tulos-, yms. luetteloiden osalta kilpailun sääntöihin sisällytetään lauseke, jossa:

”Ilmoittautuessaan kilpailuun kilpailija hyväksyy antamiensa henkilötietojen käsittelyn kilpailun järjestäjän toimesta sekä määriteltyjen (nimi, seura jne.) henkilötietojen julkaisun osanottajaluettelossa, tulosluettelossa yms. kilpailun viestinnässä.”

Lisäksi esim. kilpailun toimitsijoiden osalta, mikäli lista julkaistaan, on helpointa, että yhteen toimitsijaluetteloon merkitään selvästi vastaava teksti, kuin edellä kilpailun säännöissä ja listaan otetaan jokaisen toimitsijan allekirjoitukset.

Muita käytännön ohjeita jäsenseuroille annetaan AKK:lta sitä mukaan, kun jäsenseurojen toiminnasta nousee sellaisia kysymyksiä, joista on hyvä jakaa tietoa kaikille jäsenseuroille tai kun uuteen lainsäädännön soveltamisesta saadaan tarkempaa tietoa.

Lisätietoja asiassa antaa AKK:n tietosuojavastaava Markus Häkkinen, markus.hakkinen@autourheilu.fi